Hybride Zuschaltung von Referent*innen

In den letzten Wochen war ich einige Male – auch wenn wir ursprünglich anders geplant hatten – als Referentin einer physischen Veranstaltung nicht vor Ort dabei, sondern nur zugeschaltet. Die gleiche Situation habe ich auch schon als Teilnehmerin erlebt, d.h. ich war vor Ort und die referierenden Personen waren nur zugeschaltet. Die Gründe für solch eine Zuschaltung können vielfältig sein: Quarantäne, kranke Kinder, ein flächendeckender Ausfall bei der Bahn … Diese und viele andere mögliche Gründe sind nicht vorhersehbar. Wenn es gut läuft, kann man immerhin schon ein paar Tage vor der Veranstaltung umdisponieren – oft aber auch erst direkt am Veranstaltungstag.

In diesem Blogbeitrag möchte ich zeigen, dass und wie eine Veranstaltung auch in diesen Fällen zu einem Erfolg werden kann. Meine wichtigste These dabei ist, dass hybride Zuschaltung dann besonders gut gelingt, wenn man die Veranstaltung auch unabhängig davon schon gut, weil lernendenzentriert, konzipiert hat. Denn dann ist man als Referent*in bei der Durchführung gar nicht mehr so wichtig, man arbeitet im Team und alle Beteiligten haben Lust auf Lernen. Was bedeutet das im einzelnen?

1. Sich selbst als Referent*in überflüssig machen

Eine gute Veranstaltung liegt aus meiner Sicht vor allem dann vor, wenn Teilnehmende sich mit ihren Interessen, Fragen und Erfahrungen einbringen können und einen gut gestalteten Raum sowie hilfreiche Tools und Methoden zur Verfügung haben, um gemeinsam in den Austausch zu kommen und Antworten auf ihre Herausforderungen zu finden. Wenn ich eine Veranstaltung auf diese Weise gestalte, dann habe ich einen großen Teil meiner Arbeit als Referent*in bereits der Konzeption der Veranstaltung gemacht:

  • Ich habe einen Rahmen mit unterschiedlichen Methoden und Tools sowie hilfreichen Impulsfragen und Aufgaben überlegt, in dem Austausch und Lernen für die Teilnehmenden möglichst gewinnbringend stattfinden kann.
  • Ich habe evtl. notwendigen Input, so aufbereitet habe, dass er unabhängig von mir genutzt werden kann. Beispielsweise in Form kurzer Videoclips, die sich Teilnehmende z.B. auch ‚flipped‘ ansehen können – oder eben bei der Veranstaltung gemeinsam.
  • Ich habe ‚Vor Ort‘-Materialien erstellt, die in Gruppenarbeiten genutzt werden können mit denen Teilnehmende sich selbst helfen können. Gute Erfahrungen habe ich z.B. mit Audio-QR-Codes gemacht, über die sich Teilnehmende bei Bedarf während einer Gruppenarbeit kurze Erläuterungen anhören können. Oder mit Stationen, an denen es zum jeweiligen Thema gut kuratierte Inhalte gibt.

Wer Veranstaltungen mit solch einem Fokus vorbereitet, ist vor Ort dann gar nicht mehr so sehr unersetzlich – und die hybride Durchführung gelingt. (Der zweite, positive Nebenenffekt ist, dass auf diese Weise Materialien entstehen, die Teilnehmende für Kolleg*innen mitnehmen können – und die auch von Menschen, die gar nichts mit dieser Veranstaltung zu tun haben, offen weiter genutzt werden können.)

2. Im Team arbeiten

Gute Bildung ist Teamarbeit. Genauso wie es wünschenswert ist, dass Lehrkräfte in der Schule oder in anderen Bildungseinrichtungen nicht überwiegend als Einzelkämpfer*innen für eine Lerngruppe zuständig sind, sondern im Team, so wäre auch bei punktuellen Veranstaltungen mehr Teamarbeit großartig. Ich erlebe es zwar in den allermeisten Fällen so, dass ich allein als Referentin für eine Veranstaltung angefragt werde – gerade wenn es sich um eine nur kleinere Veranstaltung handelt. Doch auch in diesem Fall besteht oft die Möglichkeit, die Auftraggeber*innen in die Konzeption mit einzubinden – und auf diese Weise ein ‚Team‘ zu bilden. Wenn eine Person dann vor Ort ausfällt, ist das nach solch einer Vorbereitung viel weniger schlimm. Auch andere im Team wissen dann Bescheid, was geplant ist – und zusammen mit der hybriden Zuschaltung klappt die Durchführung dann relativ problemlos.

3. Lust auf Lernen haben

Eine hybride Zuschaltung, wenn man ursprünglich anders geplant hatte, stellt alle Beteiligten erst einmal vor Herausforderungen. Diese gelingen umso besser, wenn man sie als Lerngelegenheit nutzt – und auf diese Weise auch mit Teilnehmenden kommuniziert. Beispiel: „Wir als Team sind alle sehr gespannt, ob und wie es klappen wird. Wir denken, dass wir alle daraus lernen können – und freuen uns darauf, wenn ihr uns später Feedback gebt, wie ihr die hybride Zuschaltung erlebt habt.“

Zwischenfazit: Eine Trennung von pädagogischen Tätigkeiten ist möglich!

Spannend finde ich an diesen Überlegungen, dass dabei grundsätzliche Fragen zur Rolle von Pädagog*innen bei Veranstaltungen in den Blick geraten. Ich fände es gut, wenn wir viel mehr dahin kommen, im Team zu arbeiten und die Durchführung von Veranstaltungen zum Teil auch unabhängig von der Vorbereitung zu gestalten. Dann kann man pädagogische Gestalter*in einer Veranstaltung sein – ohne vor Ort dabei zu sein – weder in echt noch zugeschaltet. Als Pädagog*innen können wir dann entscheiden, was uns mehr liegt: vor Ort mitmachen, für etwas begeistern, begleiten und motivieren – oder im Vorfeld konzipieren, entwickeln sowie Materialien recherchieren und gestalten. Beide Rollen sind wichtig, aber sie müssen nicht zwingend von der gleichen Person ausgefüllt werden.

Bis es soweit ist: Wie geht Zuschaltung konkret?

Während es durchaus spannend ist, sich zu überlegen, ob Zuschaltungen sich vielleicht durch kluge Arbeitsteilung und lernendenzentrierte Konzeption erübrigen könnten, ist das in der Realität meist noch keine Option. Es steht in den meisten Fällen völlig außer Frage, dass die referierende Person vor Ort mit dabei ist. Wenn das physisch nicht geht, dann eben mindestens zugeschaltet …

Damit kommen wir zum zweiten Realitäts-Problem. Denn mit recht großer Wahrscheinlichkeit gibt es am Veranstaltungsort kein Profi-Equipment, sondern lediglich halbwegs stabiles W-Lan und ein internetfähiges Gerät samt Beamer zum Präsentieren. Die gute Nachricht ist: Auch damit kann eine hybride Zuschaltung funktionieren! Das grundsätzliche Setting sieht dann so aus, dass sich die referierende Person von ihrem Ort aus und eine Person aus dem Team bei der Veranstaltung vor Ort in einer Videokonferenz treffen – und diese Videokonferenz dann über den Beamer präsentiert wird.

Diese 10 Punkte haben sich bei mir in diesem Setting als hilfreich erwiesen:

  1. Kontaktperson vor Ort im Chat: Wer als Referent*in nur hybrid und ohne richtiges hybrides Equipment zugeschaltet ist, benötigt unbedingt eine Kontaktperson vor Ort, die dort die Gruppe im Blick hat, die Technik betreut und bei der Moderation mit unterstützt. Zwar befindet sich diese Person mit in der Videokonferenz, aber dort den Chat zur Kommunikation zu nutzen, ist nicht empfehlenswert, da das ja dann direkt im Plenum aufploppt. Viel besser ist es: Sich auf den Lieblings-Messenger zu einigen und via Smartphone miteinander zu chatten – und so immer gemeinsam informiert sein und alle notwendigen Absprachen treffen können.
  2. Technik Check – mit Wechsel zwischen Präsentieren und Videokonferenz: Gerade, wenn es auch vorbereitete Inhalte z.B. in kurzen Videoclips gibt, ist es sinnvoll, dass diese nicht über die Videokonferenz eingespielt werden, sondern lokal vom Gerät vor Ort. Beim Technik-Check am Anfang hilft es, zu prüfen, ob der Ton sowohl aus der Videokonferenz als auch vom lokalen Video übertragen wird – oder, ob man dazu irgend etwas umstellen muss.
  3. Gut sichtbare Gesten vereinbaren: Direkt im Reden lässt sich nicht gleichzeitig chatten. Hier hilft es, mit der Kontaktperson vor Ort gut sichtbare Gesten zu vereinbaren für Vorfälle wie z.B. zu laut, zu schnell, bitte kurz warten … Dann muss man nicht so oft dazwischen grätschen und die Zuschaltung wird für alle Beteiligen angenehmer.
  4. Laut reden hilft nicht: Gerade wenn man viel Austausch vorgesehen hat, steht man oft vor der Herausforderung, am Ende der vereinbarten Zeit die Aufmerksamkeit wieder auf sich zu lenken und weiter zu moderieren. Intuitiv beginnt man dann oft, lauter zu reden, was bei einer Zuschaltung aber überhaupt nicht funktioniert, sondern nur den Ton sehr unangenehm macht. Hier ist es besser, wenn die Menschen vor Ort die Teilnehmenden alle wieder zurück ins Plenum trommeln – und man das nicht als zugeschaltete Person versucht.
  5. Erläuterungen auf den Bildschirm: Weil laut reden nicht hilft und man immer damit rechnen muss, dass das Audio mal abbricht, hilft es, möglichst eindeutige Erläuterungen über Bildschirmfreigabe zu teilen. Das können genaue Arbeitsaufträge sein, ebenso wie auch Symbole, die anzeigen, was gerade ansteht. Oder auch einen Countdown, damit alle immer im Blick haben, wann es gemeinsam weiter geht. (Hilfreich kann es hier sein, wenn vor Ort ab 10 mit runter gezählt wird. Dann bekommen es definitiv alle mit, dass die Zeit gleich zuende ist)
  6. Klare Übergaben gestalten: Gerade, wenn das Audio hakelig ist, lohnt es, dass nicht zu oft in der Moderation zwischen zugeschalteter Person und Person vor Ort gewechselt wird – und man tunlichst vermeidet, sich gegenseitig ins Wort zu fallen. Hilfreich sind stattdessen klare Übergaben: ‚Das waren meine Erläuterungen. Damit übergebe ich an NN für ihre Ergänzungen.“.
  7. Blick in den Raum über zusätzliche Geräte: Wer als zugeschaltete Person nur über die ‚umgedrehte‘ Videokonferenz ganz vorne einen Blick ins Plenum bekommt, kann sich so behelfen, dass man ein weiteres Gerät in die Videokonferenz einwählt, stumm schaltet und dieses z.B. an die Seite des Raumes platziert. Dann sieht man als zugeschaltete Person zumindest ein bisschen mehr – und kann gegebenenfalls besser auf die Stimmung vor Ort reagieren.
  8. Ton am zugeschalteten Gerät ausschalten: Wenn man selbst redet und die Veranstaltung vor Ort an der anderen Seite der Videokonferenz nicht stummgeschaltet ist, kann das als zugeschaltete Referentin ziemlich anstrengend sein, weil man einen ziemlichen Nachhall hat. Zugleich ist es vor Ort anstrengend, immer stumm zu schalten und danach wieder zu entstummen – gerade, wenn man nicht selbst redet, sondern es Wechsel zwischen Referent*in und Gruppenarbeitsphase sind. Besser aus meiner Sicht: Die zugeschaltete Person schaltet den Ton am eigenen Gerät aus, wenn sie redet. Wenn sie Stimmengewirr mitbekommen will (z.B. aus Gruppenarbeitsphasen) schaltet sie den Ton wieder an. Die Person vor Ort muss das dann nicht auch noch im Blick haben.
  9. Flexibel entwickeln lassen: Eine hybride Veranstaltungsdurchführung verleitet dazu, möglichst detailliert zu planen und vorzubesprechen. Gerade in diesem Fall sollte aber immer flexibles Agieren auf unvorhergesehene Ereignisse möglich gemacht werden: die Teilnehmenden brauchen doch länger zu einer Aufgabe, es entspinnt sich vor Ort eine spannende Diskussion, eine bestimmte Aufgabe wird gar nicht richtig verstanden … Wer in solchen Fällen nicht strikt am usprünglichen Plan festhält, macht die Veranstaltung deutlich besser. Es braucht dazu Vertrauen in die Person vor Ort, die das besser als auf Distanz einschätzen kann.
  10. Nicht beleidigt sein: Wer als Referent*in nur zugeschaltet ist, bekommt – zumindest bei wenig Technik-Equipment – nur einen Bruchteil von dem mit, was vor Ort geschieht. Das ist total schade – und manches Mal fühlt man sich vor seinem Gerät dann vielleicht auch reichlich allein, aber darüber sollte man nicht zu traurig sein. Wichtig ist ja in erster Linie, dass die Menschen vor Ort (hoffentlich) eine gute Lernzeit haben. Und wenn man dann später in der Evaluation nur ganz wenig über einen selbst liest, aber ganz viel davon, was Teilnehmende sich erarbeitet haben und worauf sie stolz sind, dann kann man sich selbst auf die Schulter klopfen – und für diese gelungene Lernenden-Selbstermächtigung 🙂
Beitragsbild: Zuhause allein vor dem Rechner – während bei der Veranstaltung vor Ort alle miteinander im Austausch sind und Bingo spielen. Für einen selbst schade, aber für das Gelingen der Veranstaltung kein Problem.


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