‚Master-Doc‘ zum kollaborativen Arbeiten

Was ist das? Wie funktioniert es? Warum ermöglicht es kollaboratives Arbeiten?

Als Freiberuflerin arbeite ich mit sehr vielen unterschiedlichen Menschen und Organisationen zusammen. Besonders erfolgreich erlebe ich Zusammenarbeit dann, wenn es sich nicht um ein ‚Aneinanderpuzzlen‘ von vielen, einzelnen Elementen handelt, sondern tatsächlich Kollaboration (= gemeinsames Denken und geteilte Verantwortung) entsteht. Es gibt sicherlich kein Patentrezept dafür, wie das gelingen kann. Als ganz wichtig erlebe ich aber immer wieder das Vorhandensein und die aktive Nutzung eines ‚Master-Doc‘. Was das ist, wie es praktisch verwendet werden kann und warum es so wichtig ist für erfolgreiche Kollaboration, beschreibe ich in diesem Blogbeitrag.

Was ist ein ‚Master-Doc‘?

Als Master-Doc bezeichne ich eine kollaborative Schreibumgebung, in der alles, was für das jeweilige Projekt wichtig ist, zusammenläuft. Den Namen ‚Master-Doc‘ habe ich, wenn ich mich richtig erinnere, das erste Mal bei den wunderbar kollaborativ arbeitenden Kolleg:innen von Jöran und Konsorten kennen gelernt – und seitdem in ganz vielen anderen Projekten eingeführt bzw. wiederentdeckt. Wie man das Teil nennt, ist aber auch gar nicht wichtig. Entscheidend ist vielmehr, was dieses Werkzeug kann und wie es genutzt wird.

Das sind die wichtigsten Funktionen:

  • Es handelt sich um ein Dokument, auf das jede Person, die am Projekt beteiligt ist jederzeit Zugriff hat. In der Regel wird es sich somit um ein Online-Dokument handeln.
  • Es handelt sich um ein Dokument, für das alle im Projekt Beteiligten die gleichen Rechte haben: Alle dürfen jederzeit alles bearbeiten / ergänzen/ umschreiben.
  • Es handelt sich um ein Dokument, in dem alle Beteiligten die Möglichkeit haben, sowohl etwas direkt reinzuschreiben, als auch Änderungen vorzuschlagen, als auch Inhalte zu kommentieren. Dabei sollte optimalerweise die Möglichkeit bestehen, andere Projektbeteiligte ‚anzukommentieren‘, d.h. sie in einem Kommentar zu nennen, so dass sie eine Benachrichtigung dazu erhalten.

Technisch lässt sich so etwas mit vielen verschiedenen Tools realisieren: Mit dem Cryptpad, mit GoogleDocs, mit HedgeDoc oder HackMD, mit umfangreicheren Tools wie Notion oder auch mit Collabora Online, das sich z.B. in eine Nextcloud integrieren lässt. Anstelle eines Dokuments kann man auch ‚visuellere‘ Möglichkeiten nutzen, z.B. ein Miro-Board. Nur einschränkend zu empfehlen ist dagegen das Etherpad (was ich ansonsten eigentlich für fast alles großartig finde), denn hier fehlt die ‚Ankommentiermöglichkeit‘ mit Benachrichtigung.

Wie lässt sich ein Master-Doc für erfolgreiches kollaboratives Arbeiten nutzen?

Ein Master-Doc umfasst eine ganze Menge an Funktionen: Projektbeschreibung, Zeitplan, Besprechungsnotizen/ Protokolle, Tagesordnungen für Meetings, Projekt-Updates, Fehlermeldungen, weiterführende Ideen … Wenn eine Person noch nie mit einem Master-Doc gearbeitet hat, dann klingt das für sie vielleicht alles erst einmal etwas chaotisch, verwirrend und unübersichtlich. Ich kann aber aus vielen unterschiedlichen Nutzungen bestätigen: Es funktioniert! Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Projektbeteiligten das Master-Doc auch wirklich nutzen – und es nicht parallele Kommunikation z.B. per Mail oder in Gesprächen gibt, die dort nicht abgebildet wird.

Wie das Master-Doc praktisch verwendet wird, hängt natürlich davon ab, um was für ein Projekt es sich handelt. Mit der Planung und Durchführung einer gemeinsamen Veranstaltung stelle ich hier eine exemplarische Nutzungsvariante vor:

Eine gemeinsame Veranstaltungsplanung beginnt bei mir meist damit, dass irgend jemand eine spannende Idee hat und potentielle Mitmacher:innen darüber informiert und wegen Mitarbeit anfragt. Wenn die Idee von mir kommt, dann nutze ich dazu gerne einen Messenger, die Twitter-DM Funktion oder auch die Mail. So könnte das beispielsweise aussehen (Die Idee finde ich übrigens nicht nur als Beispiel ganz cool, falls jemand Lust hat, daran mitzudenken):

Wichtig ist: Schon in dieser ersten Kommunikation kommt das Master-Doc ins Spiel. Denn ich lege gleich nachdem ich die Idee habe, ein Dokument an, in dem ich die Idee etwas ausführlicher erläutere und vielleicht auch schon Fragen zum Weiterdenken notiere. Für alle Mitstreiter:innen ist dieses Doc nun eine erste Anlaufstelle, um dazu zu kommen, ergänzende Ideen reinzuschreiben, eigene Erfahrungen zu verlinken, bei Unklarheiten Fragen zu stellen …

Nach einiger Zeit kann ich dann den Vorschlag machen, ob wir uns synchron treffen, um einzelne Knackpunkte zu besprechen. Dazu beginne ich dann ganz oben eine Überschrift mit Aktuelles – und schreibe darunter den Termin des ersten Treffens. Dazu schreiben kann ich alle Punkte, die ich besprechen will. Alle andere können ebenfalls ihre Punkte hinschreiben.

Wenn wir uns synchron treffen, dann öffnen alle parallel das Master-Doc. Somit haben wir alle eine kollaborativ gestaltete Tagesordnung vor uns. Dort halten wir auch direkt unsere Besprechungsergebnisse fest. Dafür sind wir alle gleichermaßen verantwortlich. Wer bestimmte ToDo Punkte für sich deutlich machen will, kann sich einen Kommentar zur Erinnerung daneben schreiben.

Die weiteren Bearbeitungsschritte zur Konzeption und Durchführung der Veranstaltung kommen nun alle weiter in dieses Doc. Ich mache das gerne umgekehrt chronologisch, d.h. über das erste Treffen schreibe ich ein weiteres Datum und was wir gemacht haben. Kleinere Sachen können im Master-Doc nicht nur angekündigt werden, sondern auch direkt im Master-Doc fertig entwickelt werden. Beispielsweise würde ich eine Mail, die an die Teilnehmenden gehen soll, im Entwurf direkt ins Doc schreiben – und alle könnten daran ändern/ ergänzen. Ebenso kann ich auch eintragen, wenn mir einfällt, dass wir zu einem bestimmten Termin unbedingt eine Erinnerungsmail schreiben sollten: Dann trage ich das Datum ein und schreibe Erinnerungsmail daneben – und kommentiere dazu: Hat jemand Zeit, einen Entwurf zu schreiben?

Was ich hier für mich beschrieben habe, kann auch jede andere projektbeteiligte Person tun. Alle können gleichermaßen initiativ werden.

Eine Alternative zur umgekehrt chronologischen Sortierung ist, dass man unterschiedliche Überschriften setzt – oder bei größeren Projekten auch weitere Dokumente anlegt und verlinkt. Wichtig bleibt dann aber, dass im Master-Doc berichtet wird, was anderswo passiert. (Beispiel: Ich habe hier (Link) einen Entwurf für die Evaluationsfragen geschrieben. Bitte kommentieren)

Schön an solch einem Master-Doc ist, dass die Struktur jederzeit anpass- und veränderbar ist. Das bedeutet: Ich muss nicht schon vorab fertige Überschriften vorgeben, sondern jede Person kann daran mitarbeiten, wie wir uns am besten organisieren.

Warum ermöglicht ein Master-Doc erfolgreiches kollaboratives Arbeiten?

Wer Kollaboration im Sinne einer geteilten Verantwortung umsetzen will, muss diese geteilte Verantwortung auch praktisch ermöglichen. Genau das passiert mit einem Master-Doc. Durch die oben dargestellten Funktionen, kann jede projektbeteiligte Person sich so wie es für sie am besten ist, einbringen und mitdenken. Niemand muss gepampert werden oder andere pampern (Sätze wie – „Frau Müller, schreiben Sie bitte bis kommenden Mittwoch das Protokoll unserer Besprechung“ – gehören der Vergangenheit an). Synchrone Treffen werden höchst effizient, weil es eine vorab und gemeinsam entwickelte Tagesordnung gibt – und alle direkt Vereinbarungen mit notieren und Verantwortlichkeiten zuweisen.

Ich halte das Master-Doc auch für einen hilfreichen Türöffner, wenn man eine bislang eher hierarchische Arbeitsorganisation verändern will. Denn der Vorschlag zur Einrichtung eines solchen Master-Docs klingt erst einmal nicht revolutionär und scheint auch sehr niederschwellig. Wenn es dann aber erst einmal da ist und genutzt wird, kann es Arbeitsprozesse sehr grundlegend transformieren. (Einwenden lässt sich natürlich, dass ohne eine entsprechende Haltung, auch Kollaboration in einem Master-Doc nicht gelingt. Aber das ist dann die alte Frage nach Henne und Ei – und ich würde es einfach versuchen)

Fazit: Ein Master-Doc ist eigentlich das Selbstverständlichste der Welt!

Ich war erst etwas im Zweifel, ob ich diesen Blogbeitrag schreiben soll, weil mir solch ein ‚Master-Doc‘ wie das Selbstverständlichste von der Welt erscheint und ich mir die Durchführung eines eigenen Projekts gemeinsam mit anderen ohne solch ein Master-Doc oder eine vergleichbare Anlaufstelle gar nicht vorstellen könnte. Ich habe mich dazu entschieden, weil ich das Master-Doc auch irgendwann einmal das erste Mal kennengelernt habe. Außerdem mag ich es auch selbst sehr gerne, von anderen ‚So machen wir das!‘-Artikel zu lesen – und habe davon schon einiges mitgenommen. Und ganz konkret habe ich nach einem Artikel gesucht, der das Master-Doc beschreibt, so dass ich den Link an Menschen bei einem Projektbeginn weitergeben kann, wenn ihnen ein Master-Doc noch unbekannt ist. Da habe ich aber nichts gefunden – und deshalb jetzt selbst etwas aufgeschrieben 🙂

Wer bislang noch kein Master-Doc kannte, dem kann ich nur empfehlen: Probiere es beim nächsten Projekt einfach mal aus. Mehr als schiefgehen, kann es nicht. Und auch dann werden alle Beteiligten in jedem Fall davon lernen können.

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