Ich habe das Buch ‚Effective Emails‘ von Chris Fenning gelesen. Es ist ein Buch, das den Anspruch hat, ‚Handwerkszeug‘ für eine gut funktionierende Zusammenarbeit aufzuzeigen und nicht auf der allgemeinen Meta-Ebene von Kollaboration zu verbleiben. Das finde ich sehr hilfreich und es bräuchte aus meiner Sicht mehr davon.
Ich nehme die folgenden Punkte für mich mit:
- Betreffzeilen bei Mails eine größere Bedeutung beimessen: Ich gestalte Betreffzeilen bis jetzt nicht sehr systematisch, sondern schreibe eben irgend etwas hin, um was es in der Mail geht. Wenn es sich um Anfragen via Kontaktformular auf meiner Website handelt, ist mein Betreff-Handling sogar richtig schlecht, weil ich es dann bisher immer bei ‚Anfrage an das eBildungslabor‘ belassen habe. Ausprobieren werde ich jetzt: Thema, Anliegen und Dringlichkeit – und das möglichst kurz.
- Zusammenfassungen an den Anfang: Ich schreibe Mails oft sehr erklärend und komme dann erst recht spät auf den Punkt, was ich eigentlich sagen will bzw. was ich von der empfangenden Person benötige. Chris Fenning schlägt dagegen eine Zusammenfassung am Anfang vor mit dem Kontext, d.h. dem Thema, was ansteht und bis wann – und evtl. auch direkt einer Liste mit Fragen/ Aufgaben, die man hat. (Bei manchen Mails ist die Mail damit dann schon zu Ende; bei anderen Mails kann man darunter länger erläutern)
- Kein FYI: Ich mache das nicht oft, aber manches Mal durchaus, dass ich eine Mail weiterleite mit dem Hinweis ‚FYI‘ oder mit dieser Anmerkung einen Link oder ähnliches versende. Chris Fenning macht dagegen deutlich, dass ‚FYI‘ kein klares Anliegen ist, d.h. die empfangenden Person, weiß nicht, was sie damit machen soll (die Mail abspeichern, die Mail lesen und schauen, ob etwas für sie relevant ist, die Informationen nur lesen, aber nicht reagieren …)
Hilfreich fand ich auch die Perspektive, dass die Qualität der Antworten sehr direkt mit der Qualität der versendeten Mails zusammenhängt. Wenn ich mir für das Schreiben einer Mail also mehr Zeit nehme, spare ich perspektivisch Zeit, weil die anschließende Kommunikation deutlich zielführender ist.
Nebenbei habe ich gelernt, dass die Abkürzung CC für ‚Carbon Copy‘ steht. Die Abkürzung stammt somit noch aus analogen Zeiten, als ein Durchschlag mit Kohlepapier gestaltet wurde. Ich bin in Bezug auf CC darin bestärkt, dass das sehr anfällig für Missverständnisse ist und dass insbesondere BCC (es sei denn man will die Mailadressen des Verteilers nicht für alle publik machen) eine eher blöde Idee ist.
Wer nicht das ganze Buch lesen will, findet eine Zusammenfassung der einzelnen Kapitel auf der Website des Autors.
