Im Bündnis freie Bildung versuchen wir gerade einen Termin für eine gemeinsame Podcast-Aufzeichnung hinzubekommen. Koordiniert werden sollen knapp 10 Personen, die alle recht aktiv sind und dazu noch in unterschiedlichen Kontexten arbeiten. Dementsprechend gestaltet sich auch die Terminsuche nicht ganz einfach.
Der normale Weg, der auch in diesem Fall versucht wird, ist ein Vorschlag von möglichst vielen Terminen via Doodle/ Nuudle und eine Frist, bis wann man sich eintragen soll. Leider ist dieses Verfahren für alle Beteiligten recht mühsam. Zuerst einmal ist das Aufsetzen des Formulars mit so vielen Terminen nicht ganz schnell gemacht. Dann muss jede angeschriebene Person im eigenen Kalender checken, wo sie kann und sich entsprechend eintragen. Wenn man sich recht früh einträgt, muss man zusätzlich noch alle als möglich angegebenen Termine im eigenen Kalender blocken. (Weil ich vor allem letzteres immer ziemlich nervig finde, bin ich dazu übergegangen, mich bei solchen Umfragen immer erst kurz vor Schluss zu beteiligen. Denn in diesem Fall sehe ich direkt, was der wahrscheinlichste Termin ist und muss mir nur den eintragen. Da ich aber nicht die einzige bin, die auf diese Zeitersparnis-Idee gekommen ist, bleiben Umfragen erst einmal lange Zeit leer …)
Ich habe vor diesem Hintergrund darüber nachgedacht, ob es – im asynchronen Kontext – eine sinnvollere Form für Terminabstimmungen geben könnte, als solche klassischen Doodle/ Nuudel-Abfragen.
Hier ist meine Idee für ein alternatives Vorgehen:
- in einem (vermutlich noch zu entwickelnden) Tool wird von den Initiator*innen der geplanten Veranstaltung genau ein Termin eingetragen. Außerdem wird eine Liste der Mailadressen aller beteiligten Personen ergänzt.
- Alle beteiligten Personen erhalten eine Termineinladung zu dem festgesetzten Termin, die sie direkt in ihre Kalender übernehmen können.
- Falls eine Person feststellt, dass der Termin bei ihr nicht geht (und sie bei dem Termin dabei sein will!), kann sie einen im Termin mit verschickten Änderungslink nutzen. Wenn sie diesen anklickt, hat sie die Möglichkeit den ursprünglichen Termin im Tool zu ändern. Der Änderungslink ist nur für einen bestimmten Zeitraum gültig. Danach ist der Termin in jedem Fall fix.
- Die Terminänderung wird wiederum an alle Beteiligten per Mail verschickt, der ursprünglich eingetragene Termin wird direkt verschoben – und das Spiel beginnt von vorne.
- Nach ein paar Runden sollte ein Termin gefunden sein, zu dem niemand mehr widerspricht. (Falls nicht, muss man wahrscheinlich einsehen, dass ein gemeinsamer Termin nicht möglich sein wird.)
Für dieses Verfahren sprechen aus meiner Sicht mehrere Gründe:
- Es erscheint mir für alle Beteiligten weniger zeitaufwendig zu sein.
- Die benötigten Einzelaktivitäten gehen schneller und werden deshalb im besten Fall direkt erledigt (Wenn ich 10 Termine in meinem Kalender checken muss, verschiebe ich das gerne auf irgendwann. Einen Termin würde ich direkt überprüfen).
- Wer nicht kann, muss aktiv werden, was im besten Fall dazu führt, dass Menschen sich vielleicht sagen: ‚Okay, wenn ich jetzt aktiv ändern müsste, dann versuche ich lieber mal, doch diesen Termin möglich zu machen‘
- Bei den meisten Terminen gibt es ein paar Menschen, die unbedingt dabei sein sollten. Wenn bei Doodle/ Nuudle einfach nach den meisten Stimmen ein Termin ausgewählt wird, wird das nicht berücksichtigt.
Was meinst du: Wäre es einen Versuch wert, solch ein Tool mal testweise aufzusetzen und auszuprobieren?
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8 Kommentare
@nele
Ich finde die Idee nicht schlecht. Ich habe nur die Befürchtung, dass es doch viele Termine sind, die nicht passen und ich nach der 10. oder 20. Mail dann keine Lust mehr habe und es noch mehr Aufwand ist. Oder vielleicht eine der Hauptpersonen nicht so schnell den Termin überprüfen (können) und ein "fester" Termin dann doch wieder platzt.
Ausprobieren würde ich es. Vielleicht bin ich einfach zu pessimistisch. 😀
@nele
Ich hatte zuerst nur den Teasertext gelesen und dann was anderes machen müssen. Dabei habe ich schon weiter gedacht, wie es gehen könnte.
Ich hatte dabei eine ganz andere Idee, die vielleicht auch gehen würde.
Bei nuudle und doodle muss immer jemand in komplette Vorleistungen gehen.
Wie wäre ein Tool oder einfach ein kollabierter Kalender in der jeder nacheinander Zeiten einträgt wo er sicher nicht (Urlaub, Krankenhaus, unverschiebbarer Termin).
1/n
@nele
2/n
Am besten würde sich dieser Kalender von alleine aus dem eigenen Kalender füllen.
Beim Übereinanderlegen der Kalender müssten doch dann Lücken entstehen.
Falls die Lücken sehr groß sind die anderen Termin mit dazu nehmen.
Oder direkt Termine in verschiedenen Priorität im Kalender haben, die dann passend übereinander gelegt werden könnten.
Ja, dort wo es geteilte Kalender gibt, ist das sicherlich die einfachste Variante. Ich erlebe auch oft, dass das genau so gemacht wird, dass dann einfach eine Person in die verfügbaren Kalender schaut und so einen gemeinsamen Termin ermittelt. In meinem Kontext gibt es das in der Regel nicht – und z.B. schon allein ich habe zwei Kalender, auf die wiederum unterschiedliche andere Menschen Zugriff haben. Die würde ich deshalb nicht einfach so mit anderen Menschen teilen.
@nele Würde bei meinem Arbeitsumfeld mit unterschiedlich vollen Kalendern unter dem Druck nie gehen….
Was meinst du mit ‚würde nie gehen‘? Es wäre nicht möglich, so zu einem gemeinsamen Termin zu kommen? Warum nicht?
@nele
vor allem: Wenn ich einen Termin ändere und die Leute volle Terminkalender haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ich andere mit meiner Änderung rauskicke.
Das führt aber zu einer langen Schleife an Änderungen.
Außerdem kann man nicht annehmen, dass bei einer fehlenden Antwort es eine Zustimmung ist.
Ich gehe ja inzwischen so vor, dass ich gleich sage: An den und den festen Tagen /Uhrzeiten kann ich nicht. bei allem anderen: Einzelfall und doodle
@nele Es gibt die Standards und Algorithmen hierfür schon ewig lange. Im Outlook Umfeld scheint es so irgendwie zu klappen. Trotzdem ist das Problem gemeinsamer Terminfindung bis heute scheinbar ungelöst wenn verschiedene Kalender synchronisiert werden müssen. Mag daran liegen dass selbst einfache Dinge auch heute noch Probleme bereiten: Serientermin mit Ausnahme, Zeitzonen, etc.